Column: de dikke duim van organisatoren van evenementen

Al die kerstshoppers liepen in die drie dagen langs een route van 2,5 kilometer met allerlei kraampjes vol met kerstversiering, cadeautjes en lekkernijen.

Tot zover het persbericht. Goed nieuws denk je als argeloze lezer. Het zal wel gezellig zijn geweest. Alleen: het bovenstaande bericht is klinkklare onzin. Het is namelijk onmogelijk om 435 duizend bezoekers in drie dagen in de Dordtse binnenstad te proppen. De organisatie van de kerstmarkt in Dordrecht doet wat alle organisatoren van evenementen in Nederland doen: bezoekersaantallen behoorlijk overdrijven.

In het verleden was het gebruikelijk dat de bezoekersaantallen van grote, vrij toegankelijke, evenementen werden geschat door de politie. Een onafhankelijke instantie dus. Maar sinds de eeuwwisseling doet de politie dat niet meer en is het woord aan de organisatoren zelf. En opvallend genoeg komen sindsdien de meest schitterende cijfers tevoorschijn.

Zomercarnaval
Zo meldde het Rotterdamse Zomercarnaval regelmatig dat er maar liefst 900 duizend mensen waren afgekomen op de tropische optocht. 900 duizend?! Als je weet dat de route van het zomercarnaval 2,5 kilometer lang is en als je iedere bezoeker één vierkante meter ruimte geeft, dan zouden er per strekkende meter 360 mensen moeten staan. Dat betekent aan iedere kant van de route 180 feestvierders die dicht tegen elkaar aan staan!

Iedere bezoeker van het Zomercarnaval weet dat dat niet het geval is. Nu zou je kunnen zeggen dat die 900 duizend er niet allemaal tegelijk zijn. Maar als we uitgaan van de helft (450 duizend) dan zou je nog uitkomen op 180 bezoekers op elke meter van de route. Iets wat gewoon niet mogelijk is in de Rotterdamse binnenstad.

Overdreven
RTV Rijnmond besteedde in juni van dit jaar aandacht aan de overdreven hoge schattingen van de organisatoren van evenementen. Maarten van Rijn, docent Evenementenlogistiek aan de Nationale Hogeschool voor toerisme en Verkeer in Breda stelde toen dat het werkelijke aantal bezoekers meestal rond de zestig procent is van het aantal dat de organisatie van een evenement zelf naar buiten brengt.

Guus Dutrieux, organisator van Rotterdam Unlimited, was toen heel eerlijk. Hij zei:

"Wij hebben zo’n zeven jaar geleden eens een nauwkeurige telling laten doen bij het Zomercarnaval. Toen kelderden we meteen met 200 duizend bezoekers. Bij andere evenementen werd echter niet geteld, waardoor het net leek alsof het Zomercarnaval ineens veel kleiner was geworden in verhouding tot andere evenementen. Daarom tellen we niet alleen, maar kijken we ook naar de cijfers waar organisatoren van vergelijkbare evenementen mee naar buiten komen. Op basis daarvan komen we met een schatting. Ik denk dat het overal zo gaat."

Sponsors
Met andere woorden: om in de gunst van sponsors en subsidieverstrekkers te blijven, worden de cijfers flink opgepoetst.

Ik moest hier aan denken toen de Kerstmarkt in Dordrecht met de bezoekcijfers kwam. Het zal best druk zijn geweest, maar 435 duizend?

Rekent u even mee: laten we uitgaan van 150 duizend bezoekers op één dag. Als we iedere bezoeker dan één vierkante meter geven om te staan (een beetje krap natuurlijk) en we aannemen dat de straten in de Dordtse binnenstad tien meter breed zijn (ook niet erg aannemelijk), dan krijg je een menselijke file van 15 kilometer lang (150.000 : 10).

Onmogelijk natuurlijk. En als we uitgaan van bijvoorbeeld 30 duizend bezoekers op hetzelfde moment, dan ontstaat er alsnog een menselijke file van drie kilometer lang.

Valt de organisatie van de kerstmarkt iets te verwijten? Ach, ze zijn waarschijnlijk flink afhankelijk van subsidie en sponsors. Dus geeft ze eens ongelijk. Ze doen wat hun collega organisatoren ook doen:

Ons, het publiek, het ongelofelijke laten geloven. Het is maar dat u het weet.