CORONACRISIS

Uitval, ruilen en overwerken: hoe roostermakers de werkvloer draaiende houden tijdens de coronacrisis

Deze roostermakers hielden de werkvloer draaiende tijdens de coronacrisis
Deze roostermakers hielden de werkvloer draaiende tijdens de coronacrisis © Rijnmond
Werkgevers worden tijdens de coronacrisis niet alleen geconfronteerd met een enorme gezondheidscrisis, maar als gevolg ook met een personeelscrisis. Want: wie vult de uren wanneer de helft van het personeel ziek thuiszit of in quarantaine moet? Voor roostermakers is het in de afgelopen twee jaar flink schakelen om de roosters rond te krijgen. Rijnmond sprak met vier van hen.
Weinig sectoren moesten de afgelopen twee jaar zó vaak schakelen als het onderwijs. Herhaaldelijke sluitingen en heropeningen van de scholen, gecombineerd met hoog ziekteverzuim onder zowel leerlingen als docenten maakten het vullen van de roosters een hele taak. Arjan de Coninck, procescoördinator roostering bij Hogeschool Inholland in Rotterdam, weet als geen ander hoe groot de uitdaging is.
"Het heeft vooral heel veel flexibiliteit geëist", zegt De Coninck. "Niet alleen voor de studenten, maar ook voor het personeel. Je wilt als roostermaker zo duidelijk mogelijk hebben wat wel en niet kan, maar dat bleef lange tijd onbekend."
Het lastigste moment komt in mei, wanneer de scholen de roosters maken voor het komende schooljaar dat in september van start gaat. "We wisten op dat moment nog niet wat de maatregelen zouden worden, en na een bepaald moment is het niet meer mogelijk om de roosters weer helemaal om te gooien."
Arjan de Coninck
Arjan de Coninck © Alex Speijer
Met name de overstap naar het 'hybride' lesgeven, deels fysiek en deels online, blijkt een hele uitdaging. "Bij thuiswerken kan ik niet drie uur aan lessen achter elkaar inplannen met een kwartiertje pauze erachteraan. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij toetsen, moeten leerlingen wel fysiek aanwezig zijn. Dan kun je niet zeggen dat ze het ene uur online les hebben, en het andere uur opeens fysiek aanwezig moeten zijn", legt hij uit.
Wanneer fysieke lessen wel weer mogelijk zijn, komen ook de maatregelen om de hoek kijken. Het beperken van de besmettingen is immers een hoofdzaak. "We konden alleen maar zorgen dat, als er besmettingen zouden zijn, we de overdracht zoveel mogelijk beperkten. Bijvoorbeeld door de verschillende opleidingen op hun eigen verdiepingen te houden. Als er dan een uitbraak is, blijft de rest gespaard."
Ondanks alles ploeteren Arjan en zijn zes collega's onvermoeibaar door om de roosters op orde te krijgen. Vanuit de studenten merken ze begrip voor de lastige situatie, maar het begint ook z'n tol te eisen. "Als ze een rooster hebben dat er goed uitziet, kan dat zomaar ineens veranderen wanneer een docent uitvalt. Dat is natuurlijk niet ideaal."
Inmiddels is bij Arjan en zijn collega's de rek er ook wel een beetje uit. "De boog is twee jaar lang volledig gespannen geweest. We proberen zoveel mogelijk iedereen te faciliteren, maar op gegeven moment moeten we een streep trekken. We hebben met de mogelijkheden die we hebben en hadden gedaan wat we konden doen. Ik heb niet het idee dat we dingen nog beter hadden kunnen aanpakken."
De roostermakers worden in hun werk gelukkig ondersteund door zogeheten 'inzetplanners'. Zij vertalen het curriculum en de wensen van de docenten naar de roostermakers. "Zij zijn ons contactpersoon binnen het onderwijs", zegt Arjan. "Mede dankzij hen is het hybride onderwijs gerealiseerd. Ze mogen wat mij betreft net als mijn collega's ook een dikke pluim krijgen."

RET vaart op flexibiliteit en ruilhandel

Dat flexibiliteit een groot goed is geweest tijdens de crisis weet ook Fred Bijl, planner bij de RET-garage aan de Sluisjesdijk. Als ervaren rot in het vak met ruim 34 jaar ervaring, waarvan ruim 6 jaar bij de planning, is er maar weinig dat zijn collega's en hem van hun stuk kan brengen. Daar kon zelfs de pandemie geen verandering in brengen.
"Ik heb een simpele spelregel voor mezelf: de soort die zich aanpast, overleeft. En daar zijn planners over het algemeen heel goed in", lacht hij. "Je zit altijd in een soort weegschaal: aan de ene kant heb je vraag van de werkgever en de reizigers, aan de andere kant de tevredenheid van het personeel. Iedere planner heeft zijn eigen 'trukendoos' om de dingen aan elkaar te klussen."
De drukste momenten vinden volgens Fred plaats tijdens de winterperiode, wanneer de scholen weer beginnen en veel personeel met vakantie gaat. "Maar ik heb nog niet meegemaakt dat we verloven moeten intrekken", zegt Fred. De RET maakt dan gebruik van personeel van buitenaf om de gaten te vullen.
Fred Bijl
Fred Bijl © Privéfoto
Door zijn vele jaren in het vak weet Fred maar al te goed hoe belangrijk het is om het personeel tevreden te houden. "Door de crisis heeft iedereen een wat korter lontje gekregen. Daar hebben de chauffeurs ook last van, en daar moeten we rekening mee houden. Je moet iemand niet over de kling jagen en te veel laten werken, dan vallen mensen uit. Het kan dan maanden duren om iemand weer aan het werk te krijgen", legt hij uit.
Het helpt dat Fred al zo lang bij de RET werkt. Van de ongeveer 160 man die op de locatie aan de Sluisjesdijk werkt, weet Fred altijd precies wie hij kan bellen om gaten te vullen. "Het is altijd een vertrouwenskwestie tussen jou en de chauffeur. Ik moet hem zijn rust gunnen, en hij moet kunnen bijspringen wanneer dat nodig is. Het is een beetje ruilhandel: jij doet wat voor mij, ik doe wat voor jou."
Volgens Fred kan de drukte bij de RET van dag tot dag variëren, waardoor het plannen op langere termijn soms grotendeels aankomt op 'koffiedik kijken'. "Maar we zitten hier bij de planning met allemaal oude rotten. We hebben allemaal onze dingen waar we goed in zijn, en we kunnen het eigenlijk altijd wel rond krijgen."

LyondellBasell improviseert continu

Op de verladingsafdeling van chemiebedrijf LyondellBasell in de Botlek en de Europoort verliepen de zaken tot de komst van de omikronvariant nog best rustig, zegt shiftleader en planner Leo de Best. Inmiddels is dat wel anders. De ploegen kampen met serieuze uitval onder het personeel en overwerken is aan de orde van de dag. "Het spel is veranderd", zegt Leo.
"We zijn continu aan het improviseren. Normaal gesproken hebben we een bezetting van 76 man. We missen nu 29 van hen." Leo benadrukt dat dat niet alleen te maken heeft met corona, maar ook met besproken vakanties, geplande trainingen en algemeen ziekteverzuim.
De medewerkers van de locatie waar Leo werkt zijn opgedeeld in vijf ploegen. Die hebben allemaal hun rooster en een shiftleader die die roosters maakt. "Niet iedereen binnen die ploegen is inzetbaar op alle jobs die er zijn. Binnen elke ploeg heb je verschillende rollen die moeten worden ingevuld. Specifieke rollen zoals bevelvoerder en loadingmaster worden ingevuld door een kleinere groep. Uitval op deze rollen zorgt vaak ook weer voor extra belasting bij een kleinere groep collega’s van andere ploegen Dat maakt het een leuke puzzel", legt Leo uit.
Leo de Best
Leo de Best © Privéfoto
"Als een startende operator van 20 ziek wordt, heeft dat minder impact voor het invullen van het rooster dan een ervaren operator van 54 die meer specifieke rollen vervult. Vervelend nadeel is dat hierdoor met regelmaat overwerk opgepakt moet worden door dezelfde collega’s", legt Leo uit. "Gelukkig beschikken we verspreid over de ploegen ook over een enthousiaste groep vrijwilligers die met regelmaat roostervrije dagen komt werken. Dat voorkomt dat we op slechte momenten 12 uurs-diensten moeten draaien."
Toch kunnen die diensten niet altijd voorkomen worden. In een enkele ploeg ligt het ziekteverzuim inmiddels op een kleine 50 procent. Dat betekent flink overwerken voor de resterende ploegen. "Dat kun je niet lang volhouden", zegt Leo. "Als de besmettingen nog verder stijgen en een vergelijkbaar beeld ontstaat bij de overige ploegen, moeten er extra maatregelen genomen worden. Op een gegeven moment kom je op een punt dat je verloven moet intrekken of zelfs de fabriek moet stilleggen."
Ondanks de enorme puzzel waar Leo en zijn collega's voor staan, is er nog wel begrip onder het personeel. "Maar dat is niet oneindig. Je snapt dat men dan soms even vloekt."

Vopak kon goed schakelen

Niet iedere roostermaker lijkt even zwaar onder de crisis te lijden. Bij de terminal van op- en overslagbedrijf Vopak in Vlaardingen hebben de zaken "grotendeels doorgedraaid alsof er niks aan de hand was", zegt planner Mirjana Todorovic. "We moesten vooral schakelen omdat we zelf nu niet op de terminal zitten. Ik moet wat meer achter de nodige informatie aanzitten, maar grote tekorten zijn er niet ontstaan."
Dat betekent niet dat alles de afgelopen twee jaar van een leien dakje is gegaan. "We hebben wel eens te maken gehad met een wat lagere bezetting of een ploeg die kleiner was dan we hadden gehoopt, maar wij proberen ons werkaanbod altijd af te stemmen op basis van het aantal medewerkers dat beschikbaar is."
Van improvisatiewerk was bij Vopak dan ook geen sprake. "Je hebt een x-aantal steigers en een x-aantal operators, en daarmee kun je een x-aantal schepen laden of lossen", legt Mirjana uit. "De ene dienst is wat voller dan de ander, maar het is bij ons niet zo geweest dat er hele diensten zijn uitgevallen. We nemen ook maatregelen om besmetting op het werk zoveel mogelijk te voorkomen."
Mirjana Todorovic
Mirjana Todorovic © Privéfoto
Zelfs de gevreesde omikronvariant lijkt Vopak Vlaardingen tot nu toe nog weinig kwaads te hebben gedaan. "We merken wel dat er iets meer corona- en quarantainegevallen zijn, maar er is nog geen sprake van grootschalige uitval. Misschien kun je soms tijdens een ochtenddienst een of twee schepen minder binnenhalen, maar dat pakt een middag- of avonddienst dan op."
Bij die schakelingen is het volgens Mirjana vooral belangrijk dat er goed wordt gecommuniceerd met de bevrachters zelf. "Als wij weten dat er vertraging aankomt, communiceren we dat altijd en geven we hen een indicatie van wanneer het werk wel gebeurt. Daar is best wel begrip voor, omdat zij weten dat we allemaal in dezelfde situatie zitten."